Pengertian E-mail
Surat elektronik atau lebih dikenal dengan istilah electronic mail
dan sering disingkat dengan e-mail adalah surat yang berbentuk
elektronik. E-mail merupakan salah satu fasilitas atau aplikasi internet
yang paling digunakan. Dilihat dari layanan yang diberikan, ada tiga
jenis email yang digunakan saat ini, antara lain : (1) POP mail, (2)
e-mail berbasis web, dan (3) e-mail forwarding.
POP mail adalah e-mail yang diterima melalui Internet Service
Provider yang menjadi langganan. Kelebihan POP mail adalah dapat dibaca
dalam kondisi offline (tidak terhubung ke internet). Kekurangan dari POP
mail adalah tidak dapat membuka e-mail dari sembarang tempat.
E-mail berbasis web adalah layanan e-mail yang ditawarkan oleh
website-website penyedia jasa layanan e-mail, seperti Yahoo, Hotmail,
BolehMail, LoveMail, plasa.com, dan lain-lain. Kelebihan dari e-mail
berbasis web adalah biasanya diberikan secara gratis oleh website yang
bersangkutan, sehingga kita dapat mengecek e-mail dari mana saja.
Kekurangannya adalah bisa membaca e-mail hanya dalam kondisi online,
sehingga membutuhkan biaya koneksi ke internet yang lebih besar.
- E-mail forwarding
E-mail forwarding adalah layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang
diterimanya ke alamat e-mail yang lain dan bermanfaat bagi orang yang
suka ganti-ganti alamat e-mail. Kelebihannya adalah bisa menyembunyikan
alamat e-mail yang sesungguhnya. Kekurangannya adalah karena hanya
bersifat perantara dan harus meneruskan e-mail yang diterima ke alamat
yang lain, e-mail tersebut membutuhkan waktu yang lebih lama untuk
sampai ke alamat e-mail yang sesungguhnya.
- Membuat E-mail Account
Membuat e-mail account atau mendaftar di salah satu website penyedia
layanan e-mail merupakan langkah awal yang harus dilakukan agar dapat
menggunakan e-mail. Ada banyak website penyedia layanan e-mail di
internet yang dapat dipilih, di antaranya dalah Yahoo (www.yahoo.com) ,
Lycos (www.lycos.com), Hotmail (www.hotmail.com), plasa.com (www.plasa.com), dan sebagainya.
Kita akan membahas bagaimana memanfaatkan e-mail sebagai sarana
komunikasi. Kita akan menggunakan layanan e-mail dari Yahoo. Layanan
e-mail dari Yahoo biasa disebut dengan YahooMail. Membuat e-mail account
di YahooMail dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut.
- Jalankanlah browser. Di kotak Address, ketiklah alamat website tempat kita ingin membuat e-mail account. Di sini kita akan membuka yahoo.com. Halaman web dari yahoo akan ditampilkan.
- Untuk menampilkan layanan mail dari Yahoo, kliklah link Mail yang terdapat di halaman web Yahoo. Halaman web untuk layanan e-mail dari Yahoo akan ditampilkan.
- Di halaman web, carilah kotak dialog user ID dan password. Di bagian tersebut terdapat tombol Sign In untuk login dan tombol Sign Up untuk mendaftar. Klik tombol Sign Up. Halaman web untuk pendaftaran account baru akan ditampilkan.
- Isikanlah semua data yang diminta. Pada bagian Yahoo! ID, masukkanlah user ID yang dipilih. User ID tersebut akan digunakan sebagai nama di alamat e-mail kita.
- Untuk mengecek apakah Yahoo! ID yang dimasukkan masih dapat digunakan, kliklah tombol Check Availability of This ID. Jendela baru untuk mengecek apakah Yahoo! ID masih dapat digunakan atau tidak akan ditampilkan.
- Jika ID yang dipilih tidak dapat digunakan lagi, gantilah dengan ID yang lain sampai ID tersebut dapat digunakan.
- Setelah melengkapi semua data yang ada, kliklah tombol I Agree. Halaman web yang menyatakan proses pendaftaran sudah selesai akan ditampilkan.
- Klik tombol Continue without installing Yahoo!Toolbar. Halaman web untuk login akan ditampilkan. Halaman login dapat juga ditampilkan dengan cara mengetik alamat URL untuk layanan e-mail Yahoo! http://mail.yahoo.com. Halaman web untuk login akan ditampilkan.
- Masukkanlah user ID dan password yang sudah dibuat. Kemudian klik tombol Sign In.
- Klik tombol teks link Inbox. Halaman web yang memuat daftar surat yang ada di kotak surat kita akan ditampilkan.
- Dihalaman kotak surat kita dapat melihat sebuah tabel yang memuat surat-surat yang ada di kotak surat kita. Di tabel daftar surat tersebut terdapat kolom Sender, Subject, Date, dan Size.
- Login dan Logout
Agar dapat bekerja dengan e-mail, baik menulis, membaca, dan membalas
e-mail, kita harus masuk terlebih dahulu ke e-mail account yang sudah
dibuat. Masuk ke e-mail account yang kita miliki disebut dengan istilah login.
Proses login dilakukan dengan terlebih dahulu menampilkan halaman web
untuk login. Kemudian di halaman web tersebut kita masukkan user ID dan
password di kotak teks login yang disediakan. Setelah itu, klik tombol
Sign In untuk login. Jika user ID dan password yang dimasukkan benar,
proses login akan sukses. Jika user ID atau password yang dimasukkan
salah, kita akan diminta memasukkan user ID dan password yang benar.
Sedangkan menutup e-mail account biasa disebut dengan logout.
Logout diperlukan agar orang lain tidak dapat masuk ke e-mail account
kita. Langkah-langkah untuk logout adalah sebagai berikut.
- Carilah tombola tau teks link logout di halaman web. Di Yahoo istilah yang digunakan untuk logout adalah Sign Out.
- Klik tombol atau teks link tersebut. Tunggulah sampai halaman web untuk menyatakan proses telah selesai ditampilkan.
- Menulis dan Mengirimkan E-mail
Langkah-langkahnya :
- Bila kita belum login ke e-mail account, kita harus login terlebih dahulu.
- Kliklah tombol Compose di bagian kiri halaman web YahooMail. Halaman web untuk menulis surat akan ditampilkan.
- Masukkanlah alamat e-mail penerima dan subjek dari e-mail yang akan kita kirim.
- Ketiklah isi e-mail
- Setelah selesai menulis isi e-mail, kliklah tombol Send.
- Bila pengiriman e-mail sukses, akan ditampilkan halaman web yang menyampaikan pesan bahwa e-mail kita sudah dikirim. E-mail kita akan dikirim ke alamat e-mail, sesuai dengan alamat e-mail yang dimasukkan.
- Membuka E-mail
Langkah-langkahnya:
- Tampilkanlah halaman login YahooMail
- Masukkanlah user ID dan password. Klik tombol Sign In. Jika user ID dan password yang dimasukkan benar, halaman web untuk e-mail account akan ditampilkan.
- Di halaman web yang ditampilkan, klik Inbox. Halaman web yang memuat daftar e-mail yang ada di kotak surat akan ditampilkan.
- Untuk membaca e-mail, klik dua kali di subjek e-mail yang ingin dibaca. Isi e-mail akan ditampilkan.
- Setelah kita membaca yang kita pilih, kita dapat membaca e-mail selanjutnya dengan cara mengeklik tombol Next. Atau, kita bisa juga kembali melihat daftar e-mail yang masuk dengan cara mengeklik tombol Back di toolbar atay mengeklik teks link Inbox.
- Menjawab E-mail (Reply)
Langkah-langkahnya:
- Setelah membaca e-mail, klik tombol Reply. Halaman web untuk menjawab e-mail akan ditampilkan.
- Pada kotak teks To, nama dan alamat e-mail tujuan langsung diisikan. Ketiklah isi e-mail yang menjadi jawaban kita.
- Klik tombol Send. Halaman web yang menyatakan e-mail kita sudah dikirim akan ditampilkan.
- Meneruskan E-mail (Forward)
Langkah-langkahnya:
- Bukalah dan bacalah e-mail. Jika ingin meneruskannya ke orang lain, klik teks link Forward. Halaman web untuk meneruskan e-mail akan ditampilkan.
- Masukkanlah alamat tujuan.
- Ketiklah isi e-mail jika kita ingin menambahkannya.
- Klik tombol Send. Jika proses pengiriman berjalan lancar, halaman web yang menyatakan pengiriman telah selesai dilakukan akan ditampilkan.
- Menghapus E-mail
Bila kita ingin menghapus e-mail setelah membaca e-mail tersebut
(pada saat e-mail dibuka), dapat dilakukan dengan cara mengeklik tombol
Delete. Apabila ingin menghapus e-mail dari daftar e-mail yang terdapat
di kotak surat, dapat dilakukan dengan cara memberi tanda cek di kotak
cek e-mail yang bersangkutan, kemudian mengeklik tombol Delete. Jika
kita ingin menghapus lebih dari satu e-mail, berilah tanda cek pada
semua e-mail yang ingin dihapus tersebut. Kemudian klik tombol Delete.
Semua e-mail yang kita tandai akan dihapus sekaligus.
- Etika Mengirim E-mail
Beberapa etika mengirim e-mail yang perlu diterapkan adalah sebagai berikut.
- Salam pembuka
- Perkenalkan diri
- Langsung ke pokok permasalahan
- Jawablah semua pertanyaan
- Lakukan pengeditan
- Gunakan subjek yang sesuai
- Mengatur prioritas
- Hapus pesan reply yang tidak perlu
- Jangan meneruskan e-mail berantai
- Hormati privasi orang lain
- Jangan melakukan spam
- Gunakan huruf besar seperlunya
- Hati-hati bila menggunakan singkatan dan ikon emosi
- Jangan terbawa emosi
- Bersabarlah menunggu balasan e-mail
- Ketertarikan yang berbeda
- Jangan lampirkan file yang tidak perlu
- Buatlah layout yang baik
Mailing List
Mailing List atau sering disebut Milis adalah kumpulan dari e-mail
yang membentuk sebuah kelompok. Di internet ada banyak website yang
menyediakan jasa layanan milis, di antaranya PlasaGroups, YahooGroups,
dan sebagainya.
- Membuat Mailing List
Langkah-langkah untuk membuat milis di YahooGroups adalah sebagai berikut.
- Tampilkan YahooGroups di browser Internet Explorer dengan cara mengetik yahoogroups.com di Address.
- Pada bagian atas halaman web YahooGroups, klik teks link Sign In. Halaman web untuk login di YahooGroups akan ditampilkan.
- Masukkanlah user ID dan password. Kemudian klik tombol Sign In. Jika user ID dan password yang dimasukkan benar, halaman web selamat datang di YahooGroups akan ditampilkan.
- Untuk membuat sebuah milis baru, kliklah link create a group. Halaman web untuk mulai membuat sebuah milis baru akan ditampilkan.
- Dari daftar kategori group milis yang ada, pilihlah grup untuk milis. Misalnya, grup Schools & Education. Pilihlah grup tersebut akan memudahkan orang lain mencari sebuah milis dengan kategori tertentu.
- Pilih kembali kategori grup yang lebih kecil. Halaman web untuk langkah selanjutnya akan ditampilkan.
- Pada halaman web yang muncul, klik tombol Place my group here untuk menempatkan milis yang sedang dibuat di kategori grup yang sudah dipilih. Halaman web untuk langkah selanjutnya akan ditampilkan.
- Masukkanlah deskripsi milis yang sedang dibuat. Kemudian klik tombol Continue di bagian bawah halaman web. Halaman web untuk langkah selanjutnya akan ditampilkan.
- Masukkanlah Word Verification sesuai dengan gambar yang ditampilkan. Klik tombol Continue. Halaman web yang menyatakan milis telah selesai dibuat akan ditampilkan.
- Selanjutnya, undang orang lain untuk bergabung dengan milis yang sudah dibuat. Caranya adalah dengan mengeklik link Invite People to Join. Halaman web untuk mengundang orang lain akan ditampilkan.
- Masukkanlah alamat-alamat e-mail dari orang-orang yang ingin diundang bergabung. Kemudian ketiklah e-mail untuk mengundang orang-orang tersebut.
- Kliklah tombol Invite People. Halaman web langkah selanjutnya akan ditampilkan.
- Klik tombol Go to Group untuk melihat halaman web dari milis yang baru saja dibuat.
- Pertimbangan Menjadi Anggota Milis Tertentu
Sebelum memutuskan untuk bergabung dalam sebuah milis, berikut ini dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan.
- Tujuan milis
- Seberapa banyak e-mail yang banyak
- Waktu yang kita miliki untuk membuka e-mail.
- Mendaftar Menjadi Anggota Milis
Dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut.
- Masuklah ke e-mail account kita
- Klik tombol Compose
- Masukkan alamat e-mail untuk mendaftar ke milis tersebut di kotak teks To. Subjek beserta isi surat kosongkan saja.
- Klik tombol Send. Setelah pesan terkirim, kita akan menerima sebuah e-mail untuk konfirmasi pendaftaran milis yang sudah dilakukan.
- Bukalah e-mail tersebut. Isi e-mail akan ditampilkan.
- Kita akan diminta untuk membuka link yang terdapat di isi surat untuk mengonfirmasikan pendaftaran kita, atau mereply e-mail tersebut. Kliklah tombol Reply, halaman web untuk mereply e-mail tersebut akan ditampilkan.
- Kliklah tombol Send. Selanjutnya, kita akan menerima e-mail yang menyatakan kita telah diterima dalam milis yang kita daftarkan.
- Mengirim E-mail ke Milis
Langkah-langkah untuk mengirimkan e-mail ke milis sama saja dengan
langkah-langkah mengirimkan e-mail biasa. Perbedaannya, di kotak isian
alamat e-mail yang dituju, kita mengisikan alamat milis.
- Berhenti Menjadi Anggota Milis
Langkah-langkahnya:
- Masuklah ke kotak surat e-mail kita
- Klik tombol Compose untuk menulis sebuah e-mail
- Di kotak teks To isikanlah alamat untuk berhenti dari anggota milis yang kita ikuti.
- Kosongkan subjek dan isi surat.
- Klik tombol Send
- Tunggulah sampai kita menerima e-mail yang meminta konfirmasi bahwa kita ingin keluar dari milis yang bersangkutan. Jika sudah menerima e-mail konfirmasi tersebut, bukalah.
- Kliklah tombol Reply. Halaman web untuk mereply e-mail konfirmasi tersebut akan ditampilkan.
- Kliklah tombol Send. E-mail yang kita reply akan dikirimkan. Selanjutnya, kita akan dikeluarkan dari milis. Ini berarti kita tidak akan menerima e-mail dari milis tersebut.
- Etika dalam Milis
Berikut ini beberapa kesalahan pelanggaran etika milis yang sering dilakukan.
- Tidak mengerti subjek saat diskusi sudah berganti topik
- Mengirim file besar kepada teman/rekan kerja
- Posting ke milis padahal seharusnya japri
- Mengirim ulang e-mail
- Memposting topik yang tidak pada tempatnya
No comments:
Post a Comment